akuntansi sektor publik

Senin, 26 Desember 2016

Proses bisnis dalam Produksi

2.1. Pengertian Pemrosesan Transaksi
Salah satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern maupun intern, dan menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan.
Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT) adalah bentuk sistem infromasi yang berfungsi merekam semua aktivitas/kejadian didalam perusahaan sistem pemrosesan transaksi merupakan suatu informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji, penjualan, pemesanan hotel, pencatatan karyawan dan pengiriman. Sistem pemrosesan transaksi Meliputi mencatat data, memproses data dan menghasilkan informasi baku atau standart. Sistem pemrosesan transaksi hampir selalu dimiliki oleh suatu perusahaan, organisasi, intansi pemerintah karena didalam suatu perusahaan atau organisasi, transaksi selalu terjadi dan setiap transaksi yang terjadi harus dicatat.
Sebelum transaksi diproses, kita terlebih dahulu harus mengidentifikasikan data-data transaksi yang dibutuhkan dalam suatu laporan keuangan. Kita tidak perlu mengumpulkan transaksi yang tidak dibutuhkan oleh suatu laporan keuangan. Jadi kesimpulannya kita memulai pemrosesan suatu transaksi akuntansi harus diawali mulai dari atas bukan dari bawah (laporan keuangan). Dimulai dari desain laporan keuangan, kemudian pembuatan bagan rekening, setelah itu diidentifikasikan berdasarkan siklus transaksi, dan yang terakhir baru dibuat ayat jurnalnya.
• Bagan Rekening
Daftar yang menguraikan semua rekening yang digunakan dalam pembuatan laporan keuangan. Kegiatan pembuatan bagan arus tersebut tidak terlepas dari kegiatan pengkodean.

• Pengkodean
Untuk membantu dalam pengumpulan maupun pemrosesan transaksi biasanya diberi suatu kode. Dimana kode adalah suatu kerangka yang menggunakan huruf atau angka (atau kombinasi keduanya) untuk memberikan tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat (bagan rekening).
Tujuan Pengkodean
a. Mengidentifikasi data akuntansi secara unik
b. Meringkas data
c. Mengklasifikasikan rekening/transaksi
d. Menyampaikan makna tertentu
Metode Pengkodean:
 Kode angka atau huruf berurutan.
Dalam metode ini tiap rekening diberi kode angka atau huruf secara berurutan.
 Kode angka blok
Dalam pemberian kode ini rekening dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan tiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya.
 Kode angka kelompok
Kode kelompok diberikan dengan memberikan nomor kode untuk setiap kelompok, golongan, subgolongan dan jenis rekening.

Klasifikasi :
xxx xxx xxx xxx

kelompok rekening
Golongan rekening
Subgolongan rekening
Jenis Rekening

 Kode Mnemonic
Pemberian kode dengan menggunakan Huruf yang disingkat mendekati bentuk aslinya, misalnya, Aktiva lancar = AL, Jurnal Penjualan = JP, dsb.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemberian Kode :
1. Setiap kode harus mewakili secara unik unsur yang diberi kode.
2. Desain kode harus mudah disesuaikan dengan tuntutan perubahan.
2.2. Komponen-Komponen Pemrosesan Transaksi
Pemrosesan transaksi terjadi dalam suatu proses. Proses ini dikenal sebagai siklus akunting. Siklus akunting membutuhkan beragam komponen pembangun. Komponen-komponen ini meliputi input, proses penyimpanan, output.
1. Input
Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya. Contoh: pesanan konsumen, slip penjualan, faktur, kartu absen karyawan. Dokumen sumber menyediakan catatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi:
a. Memicu mengotorisasi operasi fisik
Sebagai contoh surat pesanan penjualan mengotorisasi pengiriman barang dan gangguan kepada pelanggan.
b. Memantau arus fisik
Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakan barang pesanan dari gudang ketempat pengiriman.
c. Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambil
Misalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihan ini sudah diperiksa kebenarannya.
d. Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis data.
Sebagai contoh faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldo dalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.
e. Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaran.
Misalnya data yang dibutuhkan untuk keluaran misalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkan faktur penjualan dan ikhtiar penjualan.
2. Proses
Dalam system manual terdiri dari kegiatan pemasukan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukan data kedalam file transaksi jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan. Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.
3. Penyimpanan
Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah buku besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengudate file master menggunakan file transaksi. Contoh: file transaksi, file master, dan file referensi atau tabel.
• Master File merupakan kumpulan cacatan (record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu disesuaikan denan keadaan. Dalam operasi manual master file setara dengan buku besar dan buku besar pembantu.
• File Transaksi merupakan kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk mengupdate master file. Dalam operasi manual file transaksi ini sama dengan jurnal.
• File Indeks merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses penyesuaian suatu master file. File Pelanggan (berisi No. Pelanggan, alamat, maksimum kredit, digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang)
• File Table merupakan suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referensi dalam memproses suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam perhitungan-perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.

4. Output
Jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain: laporan keuangan, laporan operasional, dokumen pengiriman, faktur, dan neraca saldo.

Gb. Sistem Pemrosesan Transaksi Secara Manual

2.3. Arus Pemrosesan Transaksi
Tiap-tiap sistem pemrosesan transaksi menggabungkan komponen-komponen yang telah disinggung sebelumnya ketika transaksi menjalani keseluruhan siklus akunting. Pada bagian ini kita menelusuri arus penjualan, penerimaan tunai, pembelian, pengeluaran tunai, dan transaksi pembayaran gaji.
Pada usaha perdagangan yang biasa melakukan transaksi bisnis secara kredit, umumnya memiliki deskripsi tugas dan fungsi masing-masing sebagai berikut:
1. Pelanggan memesan barang dengan dengan mengirim surat pemesanan kepada perusahaan. Bagian kredit, kemudian meneliti kemampuan kredit pelanggan. Apabila disetujui, bagian penjualan akan memerintahkan bagian gudang mengirimkan barang kebagian pengiriman. Bagian pengiriman lalu mengecek kesesuaian antara barang dan isi surat pesanan. Jika sesuai, bagian pengiriman akan membungkus barang, menyiapkan dokumen dan menghubungi perusahaan pengangkutan. Setelah diterima pelanggan, akan muncul piutang atas pelanggan.
2. Berdasarkan pemesanan. Bagian pemasaran akan menganalisis pesanan berdasarkan jenis, wilayah, dan segmentasi lainnya. Dari hasil analisis dapat dijadikan parameter yang relevan untuk tingkat penjualan pemasaran, dapat memprediksi kebutuhan persediaan yang akan datang.
3. Berdasarkan perkiraan kebutuhan persediaan. Jika barang telah mendekati titik pemesanan, kembali petugas mencatat mengajukan permintaan pembelia. Pada bagian pembelian, akan dibuatkan surat pemesanan kepada pemasok. Pada saat barang diterima dari pemasok, dibandingkan dengan surat pesanan dan dimasukan kegudang, dan muncul utang perusahaan terhadap pemasok.
4. Dalam perkiraan penjualan juga diperhitungkan kebutuhan tenaga kerja, yang kemudian berimplikasi pada manajemen sumber daya, apakah membutuhkan perekrutan sumber daya baru atau tidak,. Perekrutan atau mutasi harus dicacat didalam sistem administrasi karyawan, dan prestasi karyawan dicatat dalam kartu kerja (job time ticket) dan kartu absensi (time clock card) kepada mereka diberi imbalan gaji dan upah yang sesuai.
5. Gaji dan upah menimbulkan dampak pada pengeluaran kas. Daftar gaji yang sudah diperhitungkan pajak dan potongan lainnya diberikan kekasir untuk dibagikan, dan utang dagang juga berimplikasi pada pengeluaran kas. Kemudian, dokumen tersebut diberikan kekasir untuk dibayarkan, dan pada saat jatuh tempo pelanggan juga akan melunasi hutangnya. Penerimaan dan pengeluaran kas akan diperhitungkan dalam akuntansi dan aliran kas.

Gb. Proses Transaksi Pada Usaha Perdagangan
Mengingat transaksi dalam suatu perusahaan terjadi secara rutin. Misalnya ribuan transaksi dari suatu jenis tertentu (penjualan ke pelanggan) bisa terjadi setiap hari. Untuk menghadapi volume yang besar tersebut secara efisiensi perusahaan mengelompokan jenis-jenis transaksi yang sama kedalam siklus-siklus transaksi. Siklus transaksi terdapat tiga siklus aktivitas bisnis, antara lain
1) Siklus Pendapatan
Kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan pengumpulan kas yang terkait dengan distribusi tersebut. Aktivitas siklus pendapatan menggambarkan proses penjualan barang jadi selesai diproduksi. Aktivitas ini melibatkan berbagai sub sistem, yaitu sistem penerimaan kas, sistem piutang dagang, dan sistem penjualan kredit. Aktivitas pendapatan ini berawal dari penawaran yang datang dari pemesan dan setelah melalui proses pengiriman barang pada periode berikutnya, akan muncul pembayaran dari pelanggan. Aktivitas ini dapat mempengaruhi pencatatan transaksi pada piutang, persediaan dan penerimaan kas dan setoran kas ke bank.
2) Siklus Pengeluaran
Kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa ke entitas lain dan pelunasan kewajiban terkait dengan perolehan barang dan jasa. Siklus pengeluaran merupakan segala sumber daya yang berkaitan dengan tenaga kerja, bahan baku, dan properti yang diwujudkn dalam bentuk pertukaran dengan peredaran kas yang digunakan sebagai menjalankan aktivitas transaksi perusahaan. Misalnya pembayaran upah tenaga kerja, baik lanngsung maupun tidak langsung, biaya pembelian bahan baku dan bahan pembantu, berikutnya adalah kegiatan penggunaan alat untuk memproduksi (mesin, kendaraan, gedung pabrik/kantor), semua aktivitas yang berkait dengan penerimaan dari pembelian bahan baku, peralatan akan mengakibatkan perubahan terhadap akun utang dagang, persediaan, dan pengeluaran kas. Aktivitas penggunaan tenaga kerja akan mempengaruhi akun pembayaran gaji karyawan dan pengeluaran kas.
3) Siklus Konversi
Siklus konversi merupakan aktivitas yang dilakukan untuk memproses bahan baku menjadi barang jadi, kegiatan ini biasanya dilakukan pada perusahaan manufaktur. Sedangkan kegiatan yang dilakukan pada perusahaan dagang dan jasa, kegiatan konversi ini tidak terlihat secara nyata, biasanya siklus konversi akan terlihat pada kegiatan pengembangan produk atau jasa yang akan dijual. Kegiatan konversi pada perusahaan manufaktur akan melibatkan berbagai subsistem dalam sistem informasi akuntansi, misalnya sistem produksi dan sistem akuntansi biaya. Sistem produksi akan melakukan kegiatan perencanaan dan menetapkan semua aktivitas penggerakan bahan baku menjadi barang jadi dipabrik, sedangkan sistem akuntansi biaya melakukan kegiatan penganalisisan dan menginformasikan segala sesuatu pemakaian biaya didalam memproduksi barang.
2.4. Pengertian Kontrol Internal
Commitee on Auditing Procedure American Institute of Carified Public Accountan (AICPA) mengemukakan bahwa pengendalian internal mencakup rencana organisasi dan semua metode serta tindakan yang telah digunakan dalam perusahaan untuk mengamankan aktivanya, mengecek kecermatan dan keandalan data akuntansi, memajukan efesiansi operasi, dan mendorong ketaatan pada kebijakan yang telah ditetapkan. Kemudian Hartanto (1997) menjelaskan, pengendalian internal dengan membedakan kedalam arti sempit dan dalam arti luas. Dalam arti sempit pengendalian internal disamakan dengan internal check yang merupakan mekanisme pemeriksaan ketelitian dan administrasi. Sedangkan dalam arti luas, pengendalian internal disamakan dengan management control, yaitu suatu sistem yang meliputi semua cara yang digunakan oleh pemimpin perusahaan untuk mengawasi dan mengendalikan perusahaan.
Sesuai dengan definisi yang dikemukakan AICPA, maka dapat dirumuskan tujuan dari pengendalian internal, yaitu:
1. Menjaga keamanan harta miliki perusahaan;
2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran informasi akuntansi.
3. Meningatkan efisiensi operasional perusahaan; dan
4. Membantu menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
Pengendalian diperlukan untuk mengurangi eksposur-eksposur. Suatu organisasi dipengaruhi oleh eksposur yang dapat memberi akibat buruk bagi operasinya, bahkan sekalipun organisasi itu berjalan dengan baik. Banyak aspek dari pemrosesan komputer cenderung secara signifikan meningkatkan eksposur terjadinya kejadian yang tidak menyenangkan. Analisis eksposur dalam organisasi sering dikaitkan dengan konsep siklus transaksi harus mengembangkan tujuan pengendalian yang rinci untuk setiap siklus transaksi.
Eksposur adalah objek yang rentan terhadap resiko dan berdampak pada kinerja perusahaan apabila resiko yang diprediksikan benar-benar terjadi. Eksposur yang paling umum berkaitan dengan ukuran keuangan, misalnya harga saham, laba, pertumbuhan penjualan dan sebagainya.
Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) dan Pengendalian Intern Administratif (Feedback Controls).
Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi. Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.
Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen.(dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi) Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil tindakan.
2.5. Unsur Sistem Kontrol Internal
Agar suatu sistem pengendalian internal dapat berjalan secara efektif seperti yang diharapkan, harus memiliki unsur pokok yang dapat mendukung prosesnya. Adapun unsur pokok sistem pengendalian internal adalah sebagai berikut:
1. Struktur Organisasi; merupakan suatu kerangka pemisahan tanggung jawab secara tegas berdasarkan fungsi dan tindakan unit yang dibentuk. Prinsip dalm menyusun struktur organisasi, yaitu pemisahan antara setiap fungsi yang ada dan suatu fungsi jangan diberi tanggung jawab penuh melaksanakan semua tahapan kegiatan. Hal ini bertujuan supaya tercipta mekanisme saling mengendalikan antarfungsi secara maksimal.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan dalam organisasi. Struktur organisasi harus dilengkapi dengan uraian tugas yang mengatur hak dan wewenang masing-masing tingkatkan beserta seluruh jajarannya. Uraian tugas harus didukung petunjuk prosedur berbentuk peraturan pelaksanaan tugas disertai penjelasan mengenai pihak-pihak yang berwenang mengesahkan kegiatan, kemudian berhubungan dengan pencatatan harus disertai pula prosedur yang baku. Prosedur pencatatan yang baik menjamin ketelitian dan keandalan data dalam perusahaan. Transaksi terjadi apabila telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan setiap dokumen memiliki bukti yang sah, ada paraf dan tanda tangan pejabat yang memberi otorisasi.
3. Pelaksanaan kerja secara sehat. Tata cara kerja secara sehat merupakan pelaksanaan yang dibuat sedemikian rupa sehingga mendukung tercapainya tujuan pengendalian internal yang ditunjukkan dalam beberapa cara. Unsur kehati-hatian penting dijaga agar tidak seorang pun menangani transaksi diawal sampai akhir sendirian, haru rolling antar pegawai, melaksanakan berbagai tugas yang telah diberikan, memeriksa kekurangan dalam pelaksanaan, serta menghindari kecurangan.
4. Pegawai berkualitas. Salah satu unsur pokok penggerak organisasi ialah karyawan, karyawab harus berkualitas agar organisasi memiliki citra berkualitas. Secara umum, kualitas karyawan ditentukan oleh tiga aspek, yaitu pendidikan, pengalaman, dan akhlak. Tidak hanya berkualitas, tetapi kesesuaian tanggung jawab dan pembagian tuga perlu diperhatikan. Pegawai yang berkualitas dapat ditentukan. Pegawai yang berkualitas dapat ditentukan berdasarkan proses rekruitmen yang dilakukan kepada mereka, apakah berbasis profesional atau berdasarkan carity (kedekatan teman).
2.6. Komponen-Komponen Kontrol Internal
Komponen pengendalian internal sangat dipengaruhi oleh kejadian atau hubungan antar masing-masing komponen dalam sistem pengendalian internal. Terdapat lima komponen pengendalian internal, yaitu sebagai berikut:
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian ini merupakan persepsi perorangan dalam perusahaan tentang pentingnya pengendalian internal. Pimpinan perusahaan harus menunjukan komitmennya terhadap pelaksanaan kontrol yang ketat dan kebijakannya secara sadar dan langsung diikuti oleh para bawahan. Suasana seperti ini merupakan lingkungan pengendalian yang efektif diterapkan dalam perusahaan. Dalam praktiknya lingkungan pengendalian itu meliputi hal berikut ini:
a. Komitmen atas integritas dan nilai etika.
Perusahaan dapat menetapkan kesetiaan yang dijadikan sebagai prinsip dasar operasional dan mengambangkan kebijakan tertulis dengan jelas, dalam praktiknya dapat mendeskripsikan perilaku jujur dan tidak jujur. Seluruh tindakan tidak jujur harus diinvetigasi secara menyeluruh dan mereka yang dianggap bersalah, harus dibebastugaskan agar nilai etika tetap terjaga dalam membantu proses pengendalian.
b. Filosofi dan gaya beroperasi
Filosofi merupakan pemikiran dan keyakinan dasar yang menjadi tolak ukur bagi perusahaan. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu kesatuan harus dilaksanakan, sehingga gaya beroperasi bervariasi, ada yang bersifat demokrasi, ada juga bersifat komando.
c. Struktur organisasi
Struktur yang tegas dan jelas menunjukan batas wewenang seseorang melalui garis komando dan mentapkan garis otoritas serta tanggung jawab, termasuk sentralisasi atau desentralisasi otoritas, penetapan tanggung jawab untuk tugas tertentu, pembagian wewenang terhadap tanggung jawab seseorang mempengaruhi informasi manajemen.
d. Badan audit an dewan komisasris
Komite audit bertanggung jawab mengawasi struktur pengendalian internal perusahaan, proses pelaporan keuangannya, dan kepatuhan terhadap peraturan serta standar yang terkait. Komite berhubungan secara dekat dengan auditor eksternal dan internal perusahaan. Peninjauan ini berfungsi untuk memeriksa integritas manajemen guna meningkatkan kepercayaan publik yang berinvestasi atas kesesuaian pelaporan keuangan.
e. Metode manajemen
Metode ini merupakan pola manajemen mengendalikan operasional perusahaan sesuai sumber daya yang ada yang diarahkan guna mencapai tujuan bisnis tertentu serta membuat sumber daya bertanggung jawab untuk kepentingan pengembangan usaha.
f. Pengaruh eksternal
Pengaruh dari pihak luar juga memberikan peranan yang signifikan terhadap operasional perusahaan seperti persyaratan bursa efek, persyaratan pertauran lebaga lain, bank, saran umum, dan perusahaan asuransi. Pengaruh ini harus dikelola maksimal untuk memberdayakan perusahaan.
2. Aktivitas Pengendalian.
Aktivitas pengendalian merupakan sekumpulan peraturan dan kebijakan yang telah ditetapkan dan digariskan untuk tujuan keberhasilan pengendalian dalam perusahaan. Aktivitas pengendalian pada dasarnya berbentuk pengendalian yang menggunakan pendekatan berbasis teknologi informasi dan pengendalian yang menggunakan pendekatan manual.
Pengendalian berdasarkan teknologi informasi secara khusus berkaitan dengan lingkungan teknologi dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum meliputi kegiatan yang berhubungan dengan audit teknologi informasi, yang ditujukan melindungi lingkungannya agar dikelola secara baik, sehingga proses pengendalian mendapatkan dukungan lebih efektif. Berkaitan dengan pengendalian aplikasi lebih ditujukan untuk mencegah, mendeteksi dan memperbaiki kesalahan pada pengolahan data sitem komputer.
3. Penilaian Resiko
Pendekatan strategi manajemen resiko merupakan instrumen penting dalam mengontrol bisnis perusahaan. Sistem pengendalian harus dievaluasi secara berkala efekivitasnya. Organisasi harus melakukan penialaian risiko untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengatur risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan. Dampak dari perencanaan strategi dan operasional serta keuangan dan informasi akan menimbulkan risiko bisnis, beberapa kebijakan bisa berakibat yang lebih besar serta kemungkinan muncul lebih besar. Oleh karena itu, segala sesuatu yang terkait dengan biaya dan manfaat pengendalian harus direncanakan dan diperhitungkan secara cermat sehingga kegagalan dan risiko dapat diminimalisir dampaknya.
4. Kualitas Informasi dan Komunikasi
Kualitas informasi yang dihasilkan memberi dukungan penuh keberhasilan pimpinan membuat keputusan bisnis, informasi laporan yang dihasilkan SIA membantu pimpinan membuat keputusan terkait dengan operasi perusahaan serta bagaimana informasi keuangan yang dibuat dapat dikomunikasikan secara cepat dan akurat. Informasi keuangan yang dihasilkan harus akurat, didukung data dan fakta sehingga memiliki nilai penting untuk dijadikan sebagai pengambilan keputusan. Informasi mengacu pada sistem akuntansi organisasi, yang terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan utang yang terkait. Komunikasi terkait dengan memberikan pemahaman yang jelas mengenai semua kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pengendalian. Komunikasi yang baik membutuhkan komunikasi oral yang efektif, manual prosedur yang memadai, manual kebijakan, serta berbagai jenis dokumentasi yang lain. Komunikasi yang efektif juga membutuhkan aliran arus informasi dalam organisasi yang memadai. Informasi semacam ini dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja, membuat laporan perkecualian, dan lain sebagainya.
5. Pengawasan
Pengawasan yang efektif dilakukan untuk meningkatkan kinerja bukan untuk menghilangkan kinerja dan prestasi perusahaan. Penilaian aktivitas dan sistem seperti, Sistem informasi organisasi Struktur pengendalian internal organisasi, Sejauh mana ketaatan terhadap kebijakan operasi, prosedur, dan rencana, Kualitas kinerja personel organisasi. Pengawasan yang dilakukan antara lain:
a. Supervisi yang efektif. Supervisi bertindak sebagai model pengembangan maksimum pegawai menjadi sesorang yang profesional dan efisien menurut kemampuannya. Kegiatan supervisi bukan mengukur kinerja atau mencari kesalahan, namun hal ini sebagai upaya membantu pihak lain mengatasi kesulitan dan meningkatkan motivasi kerja secara mandiri dan berkelanjutan.
b. Akuntansi pertanggungjawaban. Pengawasan terhadap sistem akuntansi pertanggungjawaban menunjukan informasi yang terikat dengan anggaran, kuota, jadwal, biaya standar, dan standar kualitas, kemudian apabila ada ditemukan hal-hal berbeda antara perencanaan kinerja dengan hasil yang diperoleh, maka harus segera dilakukan tindakan.
c. Audit Internal. Pengawasan kegiatan melakukan peninjauan ulang terhadap keefektifan pengendalian internal merupakan peranan yang selalu dilakukan seorang auditor internal. Motivasi pegawai dalam menjalankan tugas dan fungsinya sesuai pertauran yang berlaku serta efektivitas dan efisiensi manajemen tidak luput dalam tindakan evaluasi dilakukan auditor internal.
2.7. Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Merupakan satu prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa elemen proses pengendalian internal diimplementasikan dalam suatu sistem aplikasi tertentu disetiap siklus transaksi organisasi. Pengendalian pemrosesan transaksi mencakup pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum memengaruhi semua pemrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk setiap aplikasi tertentu.
1. Pengendalian Umum
Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut ini:
• Perencanaan organisasi pemrosesan data
• Prosedur operasi secara umum
• Karakteristik pengendalian peralatan
• Pengendalian akses data dan peralatan
2. Pengendalian Aplikasi
Dikelompokkan menjadi pengendalian input, pengendalian proses, serta pengendalian output. Pengelompokan ini terkait dengan langkah-langkah dalam siklus pemrosesan data.
• Pengendalian input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pada tahap penginputan data.
• Pengendalian proses dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan dan bahwa tidak ada transaksi yang terlewat yang tidak diproses atau bahwa tidak ada transaksi tambahan yang mestinya tidak ikut diproses.
• Pengendalian output dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah didistribusikan secara tepat.
3. Pengendalian Preventif, Detektif, dan Korektif
Pengendalian dikelompokkan berdasarkan sifat :
• Pengendalian preventif berperan untuk mencegah terjadinya kesalahan dan kecurangan.
• Pengendalian detektif berperan untuk mengungkapkan kesalahan dan kecurangan yang telah terjadi.
• Pengendalian korektif berperan untuk membetulkan kesalahan yang telah terjadi

Proses Bisnis dan pengelolaan SDM

2.1 Fungsi dan Tujuan dari Sistem Akuntansi Pembelian
Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:300) adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar. Dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

Tujuan Sistem Akuntansi Pembelian
1. Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan yang disebabkan pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan.
2. Transaksi Pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan utang pada suatu perusahaan. Ini berarti adanya pembelian, khususnya pembelian kredit disatu pihak harta bertambah tetapi pihak lain hutangpun bertambah.
3. Apabila pembelian kurang direncanakan maka akan berakibat pada kekayaan dan hasil usaha perusahaan seperti sebagai berikut:
a. Apabila kuantum barang yang dibeli terlalu banyak dapat berakibat adanya penumpukan persediaan yang mungkin menanggung beban bunga bank kalau dananya bersumber dari bank. Hal lainnya terlalu banyak persediaan, menanggung resiko rusak, hilang, susut dan lain – lain. Jika persediaan terlampau sedikit mengganggu kontinuitas usaha.
b. Apabila kualitas atas persediaan bahan baku yang dibeli menyimpang atau kurang, akan mempengaruhi kualitas atas hasil produksi yang menggunakan bahan baku tersebut.
c. Apabila harga perolehan barang terlalu tinggi dikarenakan adanya pemborosan, manipulasi dan lain – lain, akan menaikkan harga pokok atas barang yang dijual dan mengakibatkan pula akan sulit bersaing dipasaran.

2.2 Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran dalam Pembelian
Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembeyaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi. Terdapat tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran, yaitu:
1. Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
• Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.
- Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):
• Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.
− Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :
a. MRP (Material Requirement Planning)
Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
b. JIT (Just In Time)
Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
Perbedaan utama antara Materials Requirements Planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT)
– Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.
– Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.
• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :
– Peminta dan mengidentifikasi nomor barang
– Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
– Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta
– Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan
• Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini:
– Harga, kualitas bahan baku
– Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman

• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
– Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.
– Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.
– Sering kali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian.
2. Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
• Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
• Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:
• Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
a. Memutuskan apakah menerima pengiriman
b. Memeriksa jumlah dan kualitas barang
• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
a. Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

3. Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
a. Membayar barang dan jasa (layanan): Menyetujui Faktur Pemasok
• Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran.
− Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
− Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
• Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.
• Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :
− Sistem tanpa voucher
− Sistem Voucher
b. Membayar barang dan jasa (layanan): Memperbaiki Utang Usaha
Efisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan:
• Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet
• Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).
c. Membayar Barang: Membayar faktur penjualan yang telah disetujui
• Kasir menyetujui faktur
• Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.
• Keputusan penting dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan memanfaatkan diskon yang ditawarkan untuk pembayaran awal.

2.3 Prosedur dan Sistem Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang, menurut Mulyadi (2001:300) transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:
1. Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

Sedangkan Menurut Mulyadi (2001:3001) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut:
1. Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
3. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut.

5. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6. Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

2.4 Catatan dan Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001:303) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.
2. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5. Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

6. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian (Mulyadi, 2001:308) adalah :
1. Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.
2. Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
3. Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.
4. Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

2.5 Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur dalam Manajemen Pembelian
Tujuan pengendalian dalam manajemen pembelian, yaitu sebagai berikut:
− Fungsi lain SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut terpenuhi:
• Transaksi-transaksi diotorisasi dengan tepat.
• Transaksi-transaksi dicatat dengan valid.
• Valid, otorisasi transaksi dicatat.
• Transaksi dicatat dengan akurat.
− Aset (kas, persediaan, dan data) diamankan (dijaga) dari kehilangan atau pencurian.
− Aktivitas bisnis dilakukan secara efektif dan dengan efisien.

Ancaman dalam manajemen pembelian, yaitu:
– Mencegah kehabisan dan kelebihan persediaan
– Meminta barang yang tidak dibutuhkan
– Membeli dengan harga yang dinaikkan
– Membeli barang yang berkualitas rendah
– Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi
– Komisi (kickbacks)
– Menerima barang yang tidak dipesan
– Membuat kesalahan dalam perhitungan
– Mencuri persediaan
– Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia
– Kesalahan mencatat dan memasukan data dalam utang usaha
– Kehilangan data

Prosedur-prosedur dalam pengendalian manajemen akuntansi, yaitu:
– Sistem pengendalian persediaan
– Analisis kinerja pemasok
– Persetujuan permintaan pembelian
– Batas akses ke permintaan pembelian kosong
– Konsultasi daftar harga
– Pengendalian anggaran
– Gunakan daftar pemasok yang disetujui
– Persetujuan pembelian pesanan
– Pemesanan pembelian sebelum penomoran
– Larangan hadiah dari para pemasok
– Insentif ke semua rekening pengiriman
– Pengendalian akses phisik
– Cek ulang akurasi faktur
– Pembatalan pengecekan voucher

2.6 Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur dalam Manajemen SDM
Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini:
1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.
3. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid dan diotorisasi
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.
6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan dan pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efektif dan efisien.

Ancaman-ancaman dalam manajemen SDM, yaitu:
1. Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk
2. Pelanggaran hukum ketenagakerjaan
3. Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi
4. Data waktu yang tidak akurat
5. Pemrosesan penggajian yang tidak akurat
6. Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan
7. Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi
8. Kinerja yang kurang baik

Prosedur pengendalian
– Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan
– Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan
– Pemindahan tugas
– Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya
– Setoran langsung
– Distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian
– Penyelidikan cek gaji yg tidak diklaim
– Pengunaan rekening giro terpisah untuk penggajian
– Pengendalian akses
– Prosedur pembuatan cadangan
– Enkripsi data

2.7 Kebutuhan Informasi dan Prosedurnya dalam Manajemen SDM
• Fungsi ketiga SIA adalah memberikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
• Sistem penggajian harus didesain untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnya agar memungkinkan pihak manajemen membuat jenis keputusan berikut ini :
1 Kebutuhan pegawai di masa mendatang
2 Kinerja pegawai
3 Moral pegawai
4 Efisiensi dan efektivitas pemrosesan penggajian
• Beberapa informasi biasanya diberikan oleh sistem penggajian.
• Informasi lainnya, seperti data tentang keahlian pegawai, biasanya diberikan oleh sistem manajemen SDM.
• Informasi lainnya, seperti data mengenai moral pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik oleh sistem manajemen SDM / penggajian.

Pengertian Internet, Intranet, dan Electronic Commerce dalam SIA

Pengertian Internet, Intranet, dan Electronic Commerce dalam SIA
a. Internet

Internet merupakan jalur elektronik yang terdiri dari berbagai standar dan protokol yang memungkinkan komputer di lokasi manapun untuk saling berkomunikasi. Setiap komputer atau pengguna internet membutuhkan IP (internet proyocol addres) untuk berkomunikasi internet.
IP addres terdiri dari serangkaian angka yang dipisahkan oleh angka titik. Sebagai contoh nomor IP addres akan tampil serupa ini 207.49.159.2. IP addres diperoleh dari organisasi yang bernama InterNIC. InterNIC mengelola dan mendistribusikan IP addres ke masyarakat umum. Karena IP addres panjang dan sulit untuk diingat maka diciptakan suatu prosedur pengunaan nama alias yang mudah diingat. Sebagai contoh, nama www.google.com dapat digunakan untuk menggantikan 131.91.120.68. Nama ini www.google.com dinamakan nama domain, satu nama alias yang dapat digunakan untuk mengganti nomor IP. Nama domain dan IP addres yang terkait disimpan dalam phone book diberbagai situs internet. Phone book elektronik ini disebut dengan domein name server (DNS).
Kemajuan teknologi komunikasi dan jaringan, terutama internet, menyediakan inrastruktur yang dibutuhkan untuk sistem informasi akuntansi sebagai contoh pemanfaatan internet yang digunakan pada e-commerce. Bagian ini memberikan pengantar atas gambaran umum konsep jaringan dan mendiskusikan isu-isu strategis yang berkaitan dengan metode-metode alternatif yang dapat dipergunakan organisasi dalam mengimplementasikan e-commerce.
b. Intranet

Berbagai protokol dan teknologi yang terkait dengan internet telah sangat populer sehingga banyak perusahaan mengadopsi protokol dan teknologi tersebut untuk sarana komunikasi internal di dalam LAN perusahaan. Fenomena ini telah melahirkan internet in house, yang dikenal denga nama intranet. Salah satu variasi dari intranet adalah ekstranet. Ekstranet adalah intranet dari dua atau lebih perusahaan yang dihubungkan menjadi satu. Ekstranet biasanya menghubungkan intranet perusahaan dengan intranet pemasok atau intranet pelanggan perusahaan tersebut. Intranet pada dasarnya berisiko sebagai akibat dari kemungkinan informasi perusahaan yang sensitif 6.

terekspose kepada semua orang di internet. Alasan inilah yang membuat banyak perusahaan menggunakan kombinasi perangkat keras dan perangkat lunak yang disebut firewall untuk membatasi akses dari pihak luar.
Jadi dapat di simpulkan bahwah Intranet adalah LAN yang menggunakan standar komunikasi dan segala fasilitas Internet, diibaratkan berInternet dalam lingkungan lokal. umumnya juga terkoneksi ke Internet sehingga memungkinkan pertukaran informasi dan data dengan jaringan Intranet lainnya (Internetworking) melalui backbone Internet yang telah dimanfaatkan oleh bidang bisnis dalam sistem informasi akuntansi.
c. Electronic Commerce
1). Pengertian E-Commerce ( Electronic Commerce)

Electronic Commerce (EC) adalah proses pembelian, penjualan, transfer, atau pertukaran produk, layanan, dan/atau informasi melalui jaringan komputer, termasuk internet (Turban et al. 2008). Selanjutnya Electronic Commerce juga dapat didefinisikan dari perspektif berikut:
a). Proses bisnis EC adalah melakukan bisnis secara elektronik dengan memenuhi proses bisnis melalui jaringan elektronik, dengan demikian mengurangi pengiriman informasi melalui proses bisnis secara fisik.
b). Layanan EC adalah peralatan yang digunakan oleh pemerintah, perusahaan, konsumen, dan manajemen untuk mengurangi biaya layanan saat meningkatkan kualitas layanan pada pelanggan dan meningkatkan kecepatan penyampaian layanan.
c). Pembelajaran EC adalah pemungkin atas pelatihan online dan pendidikan di sekolah, universitas, dan organisasi lain, termasuk bisnis.
d). Kolaborasi EC adalah rerangka untuk kolaborasi inter dan intra organisasional.
e). Komunitas EC menyediakan tempat bersama untuk anggota komunitas dalam belajar, bertransaksi, dan berkolaborasi. Tipe yang populer untuk komunitas adalah social networks.
7

Di akhir tahun 1990an, e-commerce mulai menggunakan teknologi internet, terutama menggunakan teknologi web (Jogiyanto, 2006). E-commerce pun dapat diterapkan antar organisasi bisnis (B2B) dan pada pelanggan akhir (B2C). Dari tahun ke tahun pemanfaatan ecommerce mengalami peningkatan secara bertahap. Tahapan ecommerce (Jogiyanto, 2006):
a). Tahap pertama (1994-1997).

Tahap ini merupakan tahap awal e-commerce yang masih berbentuk web-site. Banyak perusahaan membangun situs jaringan yang memberikan informasi dan pengunjung dapat meninggalkan nama dan alamat untuk dihubungi kembali oleh perusahaan.
b). Tahap kedua (1997 – 2000).

Pada tahap ini e-commerce sudah mulai digunakan untuk transaksi jual dan beli lewat media digital. Fokus dari e-commerce adalah melakukan order pembelian.
c). Tahap ketiga (2000 – sekarang).

Fokus e-commerce adalah untuk mendapatkan keuntungan. Keuntungan tidak hanya meningkatkan pendapatan kotor tetapi juga meningkatkan marjin kotor.
2). Jenis-Jenis Transaksi dalam E-Commerce

Menurut Fuady M (2005), dalam Kholil M (2008), E-Commerce memiliki beberapa jenis transaksi yang dibedakan menurut pihak-pihak yang melakukan transaksi:
a). Business to Busines (B2B)

Merupakan sebuah sistem komunikasi bisnis online antar pelaku bisnis. Bentuk dari B2B dapat berupa transaksi interorganizational system (IOS), misalnya transaks extranet dan electronic fund transfer.
b). Business to Consumer (B2C)

Merupakan transaksi ritail dengan pembeli individual, / mekanisme toko online (electronical shoping mall), yaitu transaksi antara e-merchant dengan e-customer.
c). Consumer to Consumer (C2C)
8

Merupakan transaksi dimana konsumen menjual produk secara langsung kepada konsumen lainnya, / saat seorang individu yang mengiklankan produk barang dan jasa, pengetahuan maupun keahliannya di interner.
d). Consumer to Business (C2B)

Merupakan individu yang menjual produk/jasa dan individu yang mencari penjual dan melakukan transaksi.
e). Non-Business electronic Commerce

Meliputi kegiatan kegiatan non bisnis seperti kegiatan lembaga pendidikan, organisasi nirlaba, keagamaan, dsb.
f). Intrabusiness (Organizational) Electronic Commerce

Meliputi semua aktivitas internal organisasi melalui internet untuk melakukan pertukaran barang, jasa dan informasi, menjual produk perusahaan kepada karyawan dan perusahaan.
3). Model-Model E-Commerce di Indonesia
1. Iklan Baris
Merupakan salah satu bentuk e-commerce yang tergolong sederhana, bisa dianggap sebagai evolusi dari iklan baris yang biasanya ditemui di koran-koran ke dalam dunia online. Penjual yang menggunakan social media atau forum untuk beriklan, biasanya tidak bisa langsung menyelesaikan transaksi pada website yang bersangkutan.Namun penjual dan pembeli harus berkomunikasi secara langsung untuk bertransaksi. Contoh iklan baris : Tokobagus, Berniaga, dan FJB-Kaskus.
2. Retail
Merupakan jenis e-commerce yang dimana semua proses jual-beli dilakukan melalui sistem yang sudah diterapkan oleh situs retail yang bersangkutan. Oleh karena itu, kegiatan jual-beli di retail relatif aman, namun biasanya pilihan produk yang tersedia tidak terlalu banyak, atau hanya fokus ke satu-dua kategori produk.
3. Marketplace
Bisa dianggap sebagai penyedia jasa mall online, namun yang berjualan bukan penyedia website, melainkan anggota-anggota yang mendaftar untuk berjualan di website marketplace yang bersangkutan. Marketplace umumnya menyediakan lapisan keamanan tambahan untuk setiap transaksi yang terjadi, 9

seperti sistem pembayaran escrow atau lebih umum dikenal sebagai rekening bersama. Jadi setiap terjadi transaksi di dalam sistem marketplace tersebut, pihak marketplace akan menjadi pihak ketiga yang menerima pembayaran dan menjaganya hingga produk sudah dikirimkan oleh penjual dan diterima oleh pembeli. Setelah proses pengiriman selesai, barulah uang pembayaran diteruskan ke pihak penjual.
2.3 Perkembangan Adopsi Teknologi Dalam SIA
Semakin maraknya proses globalisasi yang terjadi di hampir semua negara di dunia membuat kebutuhan akan teknologi khususnya internet/intranet semakin besar. Adanya perjanjian AFTA, CAFTA, dan munculnya bermacam-macam TRIAD (Himpunan dari negara-negara) seperti Uni Eropa membuat persaingan dalam bisnis semakin besar.
Salah satu strategi yang dipergunakan para perusahaan baik lokal maupun internasional dalam mengatasi persaingan ini adalah dengan pemanfaatan meduia internet sebagai sarana penunjang dalam hal promosi hingga dalam hal memperoleh internet.
Semakin meningkatnya penggunaan internet di berbagai negara membuat peluang e-commerce untuk berkembang semakin besar. Berdasarkan data dari departemen komunikasi dan informasi republik indonesia , Indonesia merupakan salah satu dari 20 besar negara yang memiliki tingkat pertumbungan penggunaan internet yang terbesar.
Jadi dapat disimpulkan bahwah perkembangan adopsi teknologi dalam SIA telah dimanfaatkan oleh banyak perusahaan yang tersebar diberbagai negara, karena dianggap memiliki keuntungan yang sangat besar dari pemanfaatan e-commerce sebagai berikut:
 Mampu memperluas jangkauan pemasaran suaru produk
 Menghemat biaya khususnya yang berhubungan dengan percetakan, transportasi, dan informasi lainnya ,serta komunikasi dsb.
 Mampu beroprasi selama 24 jam sehari karena e-commerce menggunakan akses internet yang selalu on-line 24 jam.
 Tidak dikenakan pajak (untuk negara tertentu).
10

2.4 Konfigurasi Jaringan Dalam SIA
Konfigurasi jaringan memiliki beberapa jenis jaringan elektronik yang terdiri dari empat bagian yang saling terpisahkan dan mempunyai masing-masing cakupan yang digunakan dalam pengembangan dan penelitian teknologi informasi, antara lain:
1. Local Area Network (LAN)

Merupakan jaringan komputer dan peralatan lainnya yang ada pada satu lokasi tertentu, seperti suatu gedung dberdekatan dengan gedung lainnya (biasanya dalam satu gedung).
2. Metropolitan Arae Network (MAN)

Merupakan jaringan dalam satu kota tertentu atau area metropolitan.
3. Wide Area Network (WAN)

Merupakan jaringan komputer yang mencaku minimal 2 metropolitan
4. Internet

Merupakan jalur elektronik yang terdiri dari berbagai standar dan protokol yang memungkinkan komputer dialokasi maupun untuk saling berkomunikasi. 11

Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan

Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan
2.1.1 Tinjauan
Tinjauan Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi:
•Permintaan informasi
•Pembuatan kontrak
•Penerimaan pesanan
•Pengiriman
•Penagihan
Permintaan informasi dan pembuatan kontrak adalah aktivitas pilihan, karena kadang-kadang aktivitas ini terjadi atau diperlukan dalam proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan pada beberapa organisasi, tetapi pada beberapa organisasi aktivitas ini tidak penting.

•Permintaan Informasi
Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu pemintaan informasi dan pelanggan atau permintaan suatu quotation. Quotation adalah sebuah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan informasi mengenai produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman. Quotation disiapkan ketika pelanggan potensial meminta secara khusus informasi secara rinci mengenai pesanaan potensialnya.

•Pembuatan Kontrak
Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang atau jasa kepada pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas dan jadwal waktu pengirimannya. Kontrak yang berisi perjanjian mengenai penyediaan suatu barang pada periode tertentu disebut blanket order.
•Memasukkan Pesanan
Memasukkan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan ketersediaan barang. Penentuan harga suatu pesanan yaitu mengetahui harga terkini dari produk atau jasa, biaya tambahan, diskon taupun biaya pengiriman. Sistem informasi enterpriseresourceplanning (ERP) memungkinkan implementasi prosedur penentuan harga yang canggih dan fleksibel antara pelanggan dan barang spesifik.

•Pengiriman
Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut delivery. Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang ke pelanggan. Semua informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengirimkan barang kepada pelanggan ada di dalam delivery. Delivery biasanya disiapkan di lokasi produksi atau distribusi.
Beberapa dokumen disiapkan selama aktivitas pengiriman. Daftar pengambilan disiapkan sebagai petunjuk aktivitas pengambilan. Daftar pengepakan disiapkan untuk setiap pengiriman dan tembusnnya diikutkan dalam pengiriman. Bill of lading disiapkan sebagai dokumen untuk pengangkutan barang ke kendaraan angkutan sampai ke pelanggan.
Personel pengiriman akan mempostinggoodsissuenotice ketika barangsudah dikirimkan. Shippingadvice adalah sinonim dari goodsissuenotice. Penagihan
Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan. Faktur untuk pengiriman disiapkan dan diberikan kepada pelanggan. Pembuatan faktur ini adalah aakhir dari proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Faktur akan dilanjutkan ke bagian piutang dagang untuk menunggu pembayaran dari pelanggan.

2.1.2 Ilustrasi ERP
Sistem ERP mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Record Master Pelanggan
Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan. Record master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan penjualan dala R/3 karena informasi di dalamnya digunakan dalam proses pesanan penjualan.
SAP R/3 membutuhkan empat (4) macam record master: Record penjualan ke pelanggan Record pengiriman ke pelanggan Record penagihan ke pelanggan Record pembayaran ke pelanggan Ketika record master penjualan ke pelanggan dibuat, ketiga record master yang lain akan secara otomatis dibuat dengan menggunakan informasi yang sama. R/3 perlu tahu bagaimana hierarki pelanggan terlebih dahulu sebelum membuat record master. Hierarki pelanggan adalah representasi dari struktur organisasi pelanggan yang menentukan informasi harga yang digunakan dalam R/3. Hierarki pelanggan terdiri dari saluran distribusi, jenis industri, dan lokasi geografis.

•Record Master Pelanggan
Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan record master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan penjualan dalam R/3 karena informasi dalam record master pelanggan digunakan dalam proses penjualan. SAP R/3 membutuhkan empat macam record yaitu antara lain :
1.Record penjualan kepelanggan
2.Record pengiriman kepelanggan
3.Record penagihan kepelanggan
4.Record pembayaran pelanggan

•Field data
Record master pelanggan dibuat dengan memasukkan informasi kedalam R/3. R/3 mengarahkan proses inputdenga menunjukkan urutan isian pada layar monitor. Setiap layar digunakan untuk mengumpulkan category data data yang berkaitan dengan pelanggan. Adapun layar createcustomer antara lain yaitu :
1.Initialscreen, layar awal ini memerlukan masukan kode pelanggan yang digunakan sebagai identitas unik recordmastere pelanggan. Kode ini ditetapkan secara internal dan eksternal.
2.Customerandress, layar awal ini memerlukan masukan alamat pelanggan yang berupa teks. Nama perusahaan dimasukkan dalam field nama. Fieldpencaraian digunakan untuk memasukkan suatu fase yang dapat digunakan untuk mencari perusahaan ketika kode perusahaan dibutuhkan untuk masukkan.
3.Control data screen, fields yang dimasukkan dalam pada layar ini tergantung pada kebutuhan khususperusahaan. Salah satunya field yang diperlukan adalah field area tranportasi, yang mengidentifikasikan wilayah regional dimana pengangkutan dialokasikan.
4.Marketing, layar ini digunakan untuk memasukkan data statistic dan demograf mengenai pelanggan.
5.Paymenttransaction, layar ini digunakan untuk memasukkan informasi anak pelanggan. Field yang disediakan adalah kode negara bank, kunci bank, nomer rekening bank, rincian referensi dan lainnya.
6.Unloadingpoint, latyar ini digunakan untuk memasukkan dimana barang yang diterima pelanggan belum dibongkar dan untuk memasukkan factorycalendar milik pelanggan, yang menentukan tanggal dan jam penerimaan barang oleh pelanggan.
7.Foreigtrade, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaiatan dengan pengemndalian ekspor.
8.Contact person, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaitan dengan orang kontak.
9.Accountmanagement, layar ini digunakan untuk spesifikasi data rekening rekonsiliasi. Rekening rekonsialisi adalah rekening buku besar yang diperbaruhi secara pararel dengan posting piutang dagang.
10.Paymenttransaction, layar ini mengumpulkan data untuk transaksi pembayaran, termasuk transaksi pembayaran secara otomatis. Layar ini dapat menenntukan sejarah pembayaran yang akan terus dipelihara dengan memeilihatrafield khusus.
11.orrespondence, layar ini dapat digunakan untuk membangun suatu dunnuingprocedure dan koresponden lain dengan pelanggan. Dunningprocedure adalah tindakan yang diolakukan untuk mengumpulakan pembayaran dari pelangagan yang terlambat melakukan pembayaran.
12.Insutrance, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaiatan dengan asuransi kredit ekspor. Field disediakan untuk kebijakan nomer, jumlah asuransi, perusahaan asuransi, bulan dan presentase pengurangan.
13.Sales, layar ini digunakan untuk mengidentifikasi wilayah dalam perusahaan yang bertanggung jawab kepada pelanggan.
14.Shpping, layar ini digunakan untuk menentukan pengiriman rinci.
15.Billing, layar ini digunakan untuk memasukkan data mengenai penagihan.
16.Taxes, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaitan dengan kewajiban pajak pelanggan.
17.Layar output, layar ini digunakan untuk mengubah spesifikasi defaultoutput untuk berbagai dokumen yang dapat dihasilkan bagi pelanggan.
18.Partnertfunction, ketika record penjualan kep[elanggan dibuat, R/3 secara otomatis membuat record master tagihan kepada pembayara dan pengiriman untuk kepelanggan yang sama dengan menggunakan informasi yang ada

2.1.3 Standar Pemrosesan Pesanan pada SAP R/3
Standar pemrosesan pesan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi. Standar umumnya diterima melalui telepon, fax, bagian penjualan dan voice email. Pertama-tama , diterbitkan quotation untuk pelangagn, jikan tidak ada maka pesan aan dibuat jika pelangagan memerlukan pengiriman barang dan jasa. Sesudah sesuatu pesanan dibuat dan diproses, dokumen delivery dibuat.

2.2 Pengendalian Siklus Transaksi pada Pemrosesan Pesanan
2.2.1Memasukkan Pesanan
Fungsi memasukkan pesanan (order-entry) memulai proses pesanan pelanggan dengan menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan berisi penjelasan mengenai produk yang dipesan, harganya, dan data deskriptip mengenai pelanggan seperti nama, alamat pengiriman, dan jika diperluakan alamat penagihan. Jika waktu antara penerimaan pesanan dengan pengiriman sesungguhnya signifikan, ikan, maka pemberitahuan pesanan akan dikirimkan kepelanggan untuk memberitahukan bahwa pesanan telah diterima dan sedang diproses. Harga yang dimasukkan pada pesanan penjualan disetujui oleh menejemen atau fungsi organisasi yang independendari fungsi pesanan penjualan.

2.2.2Kredit
Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya diverifikasi terlebih dahulu kebagian pengiriman barang. Untuk pelanggan reguler, pemeriksaan kredit meliputi menentukan jumlah total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari menjemen secara umum dan khusus. Untuk pelanggan yang baru, pemeriksaan kredit diperlukan untuk menentukan jangka waktu penjualan kepada pelanggan.

2.2.3 Barang Jadi
Barang jadi diambil sesuai yang ada pada pickinglist. Pickinglist disiapkan dari dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses pesanan yang telah disetujui. Informasi pengambialan akan dimasukkan untuk memperbaruhi informasi pengiriman pada database pesanan. Record persediaan diperbaruhi untuk menunjukkan kuantitas sesungguhnya yang diambil dan dilanjutkan kebagian pengiriman. Barang akan dilanjutkan dibagian pengiriman. Bagian pengiriman akan memberitahukan barang yang telah ditransfer.

2.2.4 Pengiriman
Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan yang ada pada pickinglist bersama dengan barang yang dipesan seperti yang ada pada daftar pengepakan barang. Informasi pesanan yang ada pada daftar pengepakan disiapkan secara inependent karena ia didasarkan pada pesanan yang disiapkan oleh fungsi order-entry dan disetujui oleh fungsi kredit. Dokumen pengiriman disiapkan dan database pesanan diperbaruhi untuk pengiriman. Bagian pengiriman secara khusus menyiapkan billof lading untuk pengiriman. Tembusan daftar ing diikutkan dalam pesanan pelanggan ketika dikirimkan.

2.2.5 Penagihan
Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan denagn menyiapkan faktur untuk pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian penagihan melakukan verifikasi pesana dan kemudian menyiapkan faktur. Faktur dikirimkan kepada pelanggan, faktur dicatat pada jurnal penjualan dan pemberitahuan dikirimkan kebagian piutang dagang. Secara periodik, jurnal disiapkan dan dilanjutkan ke fungsi buku besar untuk dilakuakanposting ke buku besar.

2.2.6 Piutang dagang dan Buku Besar
Perbedaan antara piutang dagang dan penagihan penting untuk mempertahankan pemisahan fungsi. Bagian penagihan bertanggung jawab untuk membuat faktur pesanan secara inividual dan piutang dagang menangani informasi rekening pelanggan dan secara periodik mengirimkan laporan piuatan dagang ke pelanggan. Bagian penagihan tidak memiliki akses ke record keuangan. Pengendalian total dari posting ke rekening buku besar piutang dagang dibandingkan dengan jurnal yang dikirimkan dari penagihan untuk melakukan validasi posting ke buku besar.

2.3 Proses Bisnis Manajemen Akun Pelanggan
Proses bisnis pesanan pelanggan mencangkup pemrosesan piutang dagang sampai pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening.

2.3.1 Piutang Dagang
Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang atau jasa yang telah dijual yang dimasukkan dalam rekening. Ada dua pendekatan dasar pada aplikasi piutang dagang yaitu proses open sistem dan proses balanceforward. Pada pemrosesan open item, pencatan terpisah dikelolah pada sistem piuatang dagang untuk setiap faktur yang belum dibayar. Pada pemrosesan balanceforward, pembayaran dari pelanggan dibandingkan dengan saldo total pelanggan yang masih ada dan bukan dibandingkan dengan faktur pelanggan secara individu.

2.4 Pengendalian Transaksi pada Proses Bisnis Piutang Dagang
Yang terpenting adalah pemisahan pada fungsi-fungsi yang ada dalam proses bisnis.
2.4.1 Penerimaan kas
Slip pembayaran pelanggan dilanjutkan ke piutang dagang untuk diposting dari penerimaan kasir,piutang dagang tidak punya akses ke kas atau memeriksa pembayaran pelanggan.

2.4.2 Penagihan
Faktur,memo kredit dan penyesuaian faktur yang lainnya di rutekan ke piutang dagang untuk diposting ke rekening pelanggan . hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada. Penagihan tidak punya akses langsung ke pencatatan piutang dagang.

2.4.3 Piutang dagang
Piutang dagang bertanggung jawab untuk mengelola buku pembantu piutang dagang, rekening control dikelola oleh departemen buku besar. Debit dan kredit dipostingkan ke rekening pelanggan dari bukti pembayaran,faktur,dan dokumen lain yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas. Hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada.

2.4.4 Kredit
Fungsi departemen kredit meliputi menyetujui retur dan potongan penjualan dan penyesuaian lainnya untuk rekening pelanggan, dan memulai memo (dokumen) penghapusan untuk membebani rekening dengan kerugian piutang.

2.4.5 Buku besar
Buku besar mengelola rekening pengendali piutang dagang. Debit dan kredit diposting ke rekening pengendali piutang dagang dari jurnal dan hasil pencocokan dengan total pengendali yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas.

2.4.6 Retur dan potongan penjualan
Retur dan potongan penjualan memerlukan pengendalian yang hati-hati. Potongan penjualan terjadi karena ada barang dagangan yang rusak,kekurangan dalam pengiriman,kesalahan klerikal atau adanya perjanjian antara pelanggan dengan penjual untuk mengurangi jumlah yang dipunyai pelanggan. Jumlah potongan di negosiasikan antara pelanggan dan departeman penerimaan pesanan penjualan(atau penjualnya).

2.4.7 Penghapusan pitutang dagang
Hal pokok dalam penghapusan adalah analisis rekening yang telah jatuh tempo sebelumnya. Ini biasanya dilakukan dengan menggunakan laporan saldo umur piutang. Sejumlah teknik dapat digunakan sebagai upaya untuk mengumpulkan rekening yang telah jatuh tempo. Hal ini melibatkan prosedur dunning seperti mengirimkan ke pelanggan sejumlah surat tindak lanjut dan menggunkan agen- agen pengumpul piutang untuk melakukan pendekatan ke pelanggan untuk membayar.

2.5 Proses Bisnis Kas Yang Diterima pada Rekening
2.5.1 Tinjauan
Proses bisnis kas yang diterima pada rekening digunakan ketika pelanggan masih memiliki saldo. Pembayaran pelanggan harus selalu diakui. Pengakuan pembayaran merupakan pengendalian yang penting. Piutang dagang yang telah dicatat yang akan dibayarkan perlu pengendalian dari penerimaan pembayaran. Pemisahan fungsi fungsi juga pengendalian yang harus dilakukan.

Mailroom: pembayaran akan diterima dalam mailroom. Surat akan dibuka san cek serta bukti pembayaran akan dipisahkan. Cek disahkan dan dijumlahkan. Daftar pembayaran uang berisi pembayaran yang diterima, disiapkan. Tembusan daftar pembayaran dan bukti pembayaran diberikan ke bagian piutang dagang. Cek dan kontrol total diberikan kepenerimaan kas. Tembusan daftar pembayaran dan kontrol total disimpan urut tangga
Penerimaan kas : cek diterima dari mailroom dengan penerimaan kas dari penjualan tunai dan slip setoran disiapkan. Daftar pembayaran dan kontrol total dicocokan dengan slip setoran dan perjanjian dengan jumlah yang telah disetujuhi. Dan memposting jurnal penerimaan kas dan melajutkan kan nyakebuku besar. Daftar pembayaran, kontrol total, dan tembusan slip disimpn urut tanggal. Deposit dilanjutkan seluruhnya ke bank.
Piutang dagang : piutang di posting ke rekening piutang dagang, yang diposting ke buku besar adalah totalnya. Control total dicocokkan dengan daftar pembayaran. Piutang dagang diurutkan dan disimpan urut pelanggan. Daftar pembayaran dan tembusan control total yang diposting disimpan urut tanggal dan tembusan control total dilanjutkan ke buku besar.
Buku besar : Jurnal dari penerimaan kas dan control total diterima dari rekening piutang dagang untuk dibandingkan. Jumlahnya kemudian diposting ke buku besar. Sumber posting ke buku besar adalah jumlah jurnal dari kasir sejumlah pembayaran yang diterima untuk didepositkan. Jumlah ini harus direkonsiliasikan dengan total item yang diposting ke buku besar piutang dagang. Jurnal dan control total disimpan urut tanggal.
Bank : Bank menerima setoran dan melakukan validasi tembusan slip setoran. Tembusan slip setoran yang telah divalidasi dikembalikan ke audit internal. Slip setoran yang telah divalidasi disimpan urut tanggal.
Audit Internal : Audit Internal menerima laporan bank secara periodik. Rekonsiliasi bank secara independen merupakan pengendalian yang penting dalam proses bisnis penerimaan kas.

2.5.2Sistem Pengumpulan Lock-Box
Dalam pengumpulan piutang dagang, waktu adalah uang. Jika suatu perusahaan tidak dapat mempengaruhi pelanggan untuk membayar secara lebih cepat, ia dapat menggunakan sistem lock-box deposit untuk mengurangi float. Sistem lock-box deposit adalah pembayaran pelanggan yang dikirim secara langsung ke bank dan dikreditkan ke rekening perusahaan sebelum dipostingdirekening pelanggan.

2.6 Proses Bisnis Penjualan Tunai
Perbedaan signifikan antara proses bisnis penjualan tunai dan proses bisnis kas yang diterima pada rekening, adalah tidak adanya pencatatan aset sebelumnya (saldo rekening pelanggan) pada proses bisnis penjualan tunai. Pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin utama pada sistem pengendalian.
Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk pelanggan.
Audit pelanggan, pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin utama pada sistem pengendalian.Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk pelanggan.Audit pelanggan merupakan istilah umum yang digunakan untuk menjelaskan prosedur dimana tindakan pelanggan sebagai pengendalian pada dokumentasi awal transaksi. Penentuan harga item merupakan teknik audit pelanggan. Selain itu teknik yang berkaitan dengan faktur penjualan seperti memberikan hadiah akan menarik pelanggan untuk lebih membaca faktur dan juga bunyi register kas seperti bel atau lonceng ketika dibuka juga digunakan agar pelanggan memberikan perhatian pada jumlah sesungguhnya yang ada pada register. Mengirimkan laporan bulanan (agar pelanggan memeriksa sendiri rekeningnya) dan menyediakan pelanggan dengan bukti pembayaran merupakan contoh dari teknik customer audit.
Supervisi bertugas mengobservasi kinerja stafnya. Teknik supervisi mencakup penggunaan professionalshopper, yaitu orang yang disewa untuk membeli barang pada perusahaan eceran dengan tujuan mengobservasi pencatatan transaksi.
Teknik Imprest digunakan untuk mengendalikan penerimaan kas dengan cara yang sama yang digunakan dalam pegendalian pengeluaran kas kecil tetapi biasanya kurang akurat. Petugas klerikal diberi sejumlah tiket bernomor urut dan harus mempertanggung jawabkan nilai penjualannya atau tiket yang dimilikinya. Pemborong eceran harus mempertanggungjawabkan nilai eceran barang yang dimilikinya.Pengendalian ini diaplikasikan dengan metode laba kotor atau metode analisi penjualan eceran untuk mengestimasi tingkat persediaan, namun cara ini dapat mengurangi kecurangan.

Senin, 26 Desember 2016

Proses bisnis dalam Produksi

Proses Bisnis dan pengelolaan SDM

Pengertian Internet, Intranet, dan Electronic Commerce dalam SIA

Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan

Pemrosesan transaksi dan kontrol internal